5 правил в работе с первичной документацией

Начинающие предприниматели и, даже бухгалтера, не всегда оценивают реально значение первичной документации. В колокола начинают бить уже тогда, когда имеются последствия: проигранные споры налоговые или с контрагентами, выплаченные штрафы, пени и неустойки, финансовые потери. И всё из-за того, что первичная документация была оформлена неправильно или вовсе отсутствовала.

Поэтому первое правило: любая операция хозяйствующего субъекта должна быть оформлена первичным документом.

Первичный документ, с одной стороны, является подтверждением хозяйственной операции или события, а с другой – является основанием для записи в учёте. Т.е., на основании документа определяется информация в бухгалтерском, налоговом и управленческом учёте о любом доходе или расходе предприятия, организации.

Кроме того, именно документ, оформленный определённым образом, позволяет подтвердить задолженность контрагента, или вашу оплату за продукцию, услугу, работу - в том числе в суде. Подтверждает обоснованность начисления налогов и их уплаты при налоговых спорах. Первичный документ позволяет и подтвердить отгрузку товара или выполнение работ и подтвердить их качество. Отсюда вытекает второе правило: первичный документ должен быть оформлен правильно, в соответствии с действующим законодательством. Только тогда вы можете выиграть спор и защитить свои права и как продавца, и как покупателя.

Правильность оформления – это наличие обязательных реквизитов документа. Это название документа, дата его составления, наименование составителя (название организации, ИП), суть хозяйственной операции которой оформляется документ, денежные и измерительные характеристики, сведения о лицах, ответственных за оформление и подписание документа. Обязательные реквизиты для первичных документов определяются законодательством.

Третье правило: первичная документация должна оформляться своевременно. Так вы сможете проследить все события экономической и хозяйственной жизни предприятия и не упустить те моменты, которые могут сказаться на финансовом результате.

Четвёртое правило: документы должны проходить установленный на предприятии документооборот. Это позволит своевременно оформлять исходящие документы и обрабатывать входящие документы. Это могут быть письма, договора, счета, счета-фактуры, накладные, платёжные документы, доверенности и др. Так же, документооборот позволяет своевременно обрабатывать документы, вводить их в учётную программу и обеспечивать сроки хранения в соответствии с нормами законодательства.

Пятое правило: документ должен составляться и подписываться ответственными должностными лицами. Тогда понятно кто и за что несёт ответственность. Вы всегда будете понимать, с кого спросить тот или иной документ и это не позволит ему затеряться.

Соблюдение этих правил позволяют не только избежать проблем как с контрагентами, так и с налоговыми органами, но и значительно снизить финансовые риски и потери предприятия.

Материал подготовила Ирина Мактаз, главный бухгалтер, эксперт в области бухгалтерского и налогового учета