График отпусков - 2021: чек-лист для бухгалтера

Какие правила надо соблюдать бухгалтеру, чтобы не было нарушений и штрафов? Мы подготовили для вас удобный и подробный чек-лист.

В отпуск – только по графику!

Чтобы избежать нарушений при выплате отпускных, предоставляйте сотрудникам отпуск только по графику. В некоторых случаях за несоблюдение такого порядка могут даже оштрафовать. Обязательно объясните это руководителю вашего учреждения!

Утверждаем график отпусков до 17 декабря

Согласно ТК РФ, график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, то есть до 17 декабря. Утверждение графика позже этой даты рассматривается проверяющими и судами как нарушение трудового законодательства.

Ознакомить всех с графиком отпусков под роспись

Важно ознакомить с графиком отпусков всех сотрудников под роспись – эта обязанность закреплена за работодателем ТК РФ. Если забыть про это требование законодательства, то может грозить привлечения к административной ответственности. В судебной практике такие примеры существуют.

В график – всех без исключения!

В график отпусков должны быть включены все работники, которые состоят с учреждением в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это касается и тех сотрудников, с кем в течение 2021 года трудовые договоры будут расторгнуты.

Помним про уведомления

Уведомить сотрудников надо за 2 недели до начала отпуска. Для этого пригласите их в отдел кадров и ознакомьте под роспись с проектом приказа об отпуске.

Лайфхак. Существуют специальные программы, которые могут своевременно приглашать сотрудников в отдел кадров – вашим коллегам будет направлено письмо по электронной почте.

Вносим изменения вовремя

Предупредите работников, что они обязаны сообщить о том, что их планы поменялись и сроки отпуска изменяются.

Оставляем время на расчет и начисление отпускных

Подписанный руководителем приказ о предоставлении отпуска, с которым уже ознакомился работник, должен быть сразу направлен в бухгалтерию. Учтите срок передачи графике документооборота – должно остаться время на расчет и перечисление отпускных на банковскую карту сотрудника.

Как себя обезопасить от нарушения сроков? При получении документов для расчета отпускных ставьте отметку о времени их получения. Если документы передали вам с опозданием и это привело к задержке с выплатой отпускных, вы сможете доказать, что бухгалтерия не виновата в нарушении прав сотрудника.

Отпускные – в срок

Не позднее чем за 3 дня до начала отпуска работник должен получить отпускные. Выплатить раньше – можно, а за задержку выплаты могут оштрафовать. Направляйте платежные документы в казначейство заранее: казначейство может исполнять заявку на кассовый расход несколько дней. Еще какое-то время банк будет зачислять деньги на карту.

Возникает вопрос – за 3 рабочих или календарных дня должны быть выплачены отпускные? Ситуация спорная. Закон не дает ответа на это вопрос, специалисты в предыдущие годы чаще говорили о необходимости выплаты отпускных за 3 календарных дня. Разумнее себя обезопасить и придерживаться срока в 3 рабочих дня.

«Хочу в отпуск завтра!»: как быть?

Случается, что работник просит или даже требует отпустить его в отпуск вне графика, прямо завтра или послезавтра. Конечно, в такой ситуации не получится выплатить ему отпускные в трехдневный срок, установленный ТК РФ. Снова спорный вопрос. Существует законопроект , согласно которому предполагается сделать исключение для случаев, когда работник подает заявление на отпуск, не предусмотренный графиком отпусков, менее чем за 3 рабочих дня до его начала. Тогда оплату отпуска предлагается производить в срок, установленный соглашением сторон трудового договора, но не позднее 3 рабочих дней с даты подачи заявления. Но пока это только проект, соответствующие нормы не закреплены в законе, и для проверяющих остается формальное основание для оформления штрафа. Поэтому, если возникает такая ситуация с нетерпеливым работником, сообщите об этом руководителю и объясните возможные последствия.

Зарплата и отпускные – в свои сроки

Вовсе не обязательно выплачивать вместе с отпускными зарплату за отработанное ко дню отпуска время. Даже лучше выплачивать ее в общие сроки, которые установлены в вашей организации. Ведь выплата работнику заработной платы ранее установленных сроков - нарушение трудового законодательства, за которое работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, хотя Минтруд России неоднократно указывал на законность досрочной выплаты зарплаты.

Соблюдайте эти правила и рекомендации, и вы избежите многих проблем и штрафов.

Использованы материалы с сайта https://www.garant.ru/news/1422483/