Компенсация затрат на удалёнке: что важно знать

26.04.2021 14:20
Работа между холодильником и диваном


Всем известно, что на работу надо ходить. Работа – это источник денег, позволяющих возможность создать необходимые жизненные условия для своей семьи и близких. На работу ходили наши родители, наши бабушки и дедушки и многие поколения предков. Однако с развитием информационных технологий в XXI веке появилась возможность на работу не ходить! Мало того, работодатели в силу разных обстоятельств, в том числе в связи с распространением коронавирусной инфекции, все чаще отправляют домой работников выполнять свои должностные обязанности. Конечно, нельзя, сидя дома на кухне или в уютном кресле, добыть нефть или газ, выплавить чугун или сталь, построить космический аппарат или сделать уникальную хирургическую операцию. Но все же наличие интернета, мобильной связи и компьютера позволяют многим специалистам выполнить поставленные работодателем задачи, где-то между холодильником и диваном, не выходя из квартиры.

Справедливости ради!

Оказываясь «удаленным» из офиса, специалист для выполнения должностных обязанностей вынужден использовать свое собственное имущество, как правило, это: компьютер или ноутбук, мобильный телефон, принтер или сканер. То есть ресурс этого имущества используется специалистом не в личных целях, а на благо работодателя. При этом работодатель при нахождении специалистов в офисе, как правило, контролирует, чтобы они не использовали принадлежащее ему (работодателю) имущество в личных целях. Поэтому будет вполне справедливо, если работодатель компенсирует своим специалистам использование ими личного имущество для выполнения должностных обязанностей. Особенно актуальная такая компенсация в условиях пандемии и для дистанционных работников.

Возможность выплаты работодателем компенсаций за использование в служебных целях личного имущества работников предусмотрена статьей 164 Трудового кодекса РФ. По вопросам налогообложения таких выплат Минфин России неоднократно высказывал свою позицию в разных письмах в предыдущие годы. А вот в письме от 31.03.2021 № 03-03-06/23415 Минфин дал пояснения о налогообложении данных выплат дистанционным работникам. В целом Минфин не сказал ничего нового: суммы компенсаций расходов дистанционных работников, связанных с использованием для выполнения трудовой функции принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, а также страховыми взносами.

Однако надо помнить, что размер таких выплат должен быть определен, например, коллективным договором, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору о дистанционной работе между организацией и работником. Поэтому, если работодатель желает сохранить трудовой коллектив, поднять работникам «боевой» дух, то ему следует своевременно подготовить необходимые локальные акты и внести коррективы в трудовые договоры.

Выгода работодателя

Выплата компенсаций за использование личного имущества работников в служебных целях будет актуальна и самому работодателю для увеличения затрат, учитываемых при расчете налога на прибыль. В том же письме от 31.03.2021 № 03-03-06/23415 Минфин указал, для этого произведенные работодателями затраты должны быть экономически оправданы, а их оценка выражена в денежной форме. То есть работодатель должен располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные ими при использовании их в служебных целях.

Конечно, требования Минфина создают работодателю дополнительные хлопоты и бумажную волокиту. Но лучше немного похлопотать, собрать дополнительные бумаги, чем растерять грамотных специалистов и сдать позиции на рынке. Используете открывающиеся возможности в свою пользу!

Антон Шихов, эксперт в сфере государственных финансов