«Бумажной» первички скоро не будет! Готовы?
«Первые ласточки»
К счастью, пока Минфин приказом № 61н переводит в электронную форму не всю первичку, а только отдельные формы:
- 0510431 «Ведомость группового начисления доходов»,
- 0510433 «Акт о консервации (расконсервации) объектов основных средств»,
- 0510434 «Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование»,
- 0510437 «Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами со счета__»,
- 0510439 «Решение о проведении инвентаризации»,
- 0510440 «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов»,
- 0510422 «Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы»,
- 0510445 «Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам»,
- 0510446 «Решение о восстановлении кредиторской задолженности»,
- 0510836 «Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств»,
- 0510837 «Ведомость начисления доходов бюджета»,
- 0510838 «Ведомость выпадающих доходов».
Вышеуказанные формы документов являются «внутренней» первичкой, то есть они используются в основном самими бухгалтерами для отражения тех или иных операций. Доступ других работников учреждения к таким документам, как правило, ограничен. Кроме того, такие операции возникают в течение года относительно редко. Таким образом, Минфин дает бухгалтерам возможность «потренироваться» и выработать навыки использования первичных учетных документов в электронном виде, которые потребуются им в ближайшем будущем. Скорее всего, что через два-три года Минфин переведет в электронную форму следующую «партию» первички.
Архив то же!
В настоящий момент подготовлен законопроект № 1173189-7, предполагающий внесение изменений в федеральные законы, регулирующие финансовую деятельность организаций, в том числе в Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете и в Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ об архивном деле. Согласно планируемым изменениям при ведении бухучета будет допустимо использование первичных документов и регистров учета в электронном виде, а также их передача и хранение в архиве. В положения законов вводят правила внесения изменений в такие документы и регламенты работы с ними. В случае принятия законопроекта данные изменения вступят в силу в течение 180 дней после официального опубликования. Поскольку приказ Минфина № 61н для федеральных органов власти вступает в силу с 1 января 2022 года, то, вполне вероятно, что этот законопроект будет подписан до конца текущего года.
Руководители, будьте бдительны!
Применение электронных документов требует нового «мировоззрения» при использовании электронной цифровой подписи. Как оказалось, особенно тяжело переход от «ручного» подписания к ЭЦП дается руководителям. Так решением Осинского райсуда Пермского края от 06.04.2021 по делу № 12-99/2021 руководитель учреждения был признан виновным в нецелевом использовании бюджетных средств. Суд установил, что он сам передал главбуху свою ЭЦП, а главбух перечислил деньги без его ведома. Однако, суд отметил, что ответственность за ФХД учреждения несет руководитель, поэтому раз он сам передал ЭЦП, значит фактически главбух действовал с его ведома.
О другом случае «передоверия» руководителем свой ЭЦП мы уже рассказывали. Напомним, что согласно материалам дела № 5-770/2020, рассмотренным Октябрьский райсудом г. Кирова 21.07.2020, руководитель узнал о допущенном им нарушении только при составлении протокола об административном правонарушении. В свое оправдание руководитель разъяснил, что ключ от его ЭЦП находится в распоряжении бухгалтерии для подписания документации.
Очевидно, что при внедрении в бухучет электронной первички руководители должны отказаться от «старых привычек» и научиться более ответственно использовать свою ЭЦП.
Антон Шихов, эксперт в сфере государственных финансов
