Электронный документооборот: «бумажек» меньше, а документов… больше

В государственных и муниципальных учреждениях многие решения (особенно в части распоряжения имуществом) принимаются коллегиально, то есть специально уполномоченной комиссией во главе с председателем. Все решения такая комиссия фиксирует в унифицированном учетном документе, например, в Акте. Поскольку такой документ нужен прежде всего бухгалтеру, то он его и оформляет. При этом основная проблема бухгалтера – это собрать подписи председателя и членов комиссии, что бывает не так просто. Однако, немного побегав и помучавшись, бухгалтеры довольно скоро находят выход и тогда ни один «подписант» не проходит мимо бухгалтерии, не «приложив ручку»! Но так было возможно, когда документ был «бумажный».

Новые технологии

Как и любой коллегиальный орган, комиссия выносит свои решения по итогам голосования. Бухгалтера процесс голосования никогда не интересовал, ему был нужен результат – оформленный должным образом документ.

Минфин России, утвердив своим приказом от 15.04.2021 № 61н унифицированные формы электронных документов, ввел в электронный оборот лист голосования. Согласно Методическим указаниям Минфина в случае, когда подписание документа предусмотрено членами комиссии, нужно оформить лист голосования, являющийся неотъемлемой частью такого документа. В листе голосования заполняются следующие реквизиты:

- «Кворум»;

- «Объект учета, по которому принимается решение»;

- «Члены Комиссии».

Лист голосования члены комиссии подписывают простой ЭП, председатель - ЭЦП. После подписания комиссией такого листа в резолютивной части электронного документа сразу отображаются подписи членов комиссии. Такой лист голосования нужно оформлять к формам:

- 0510440 «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов»,

- 0510445 «Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам»,

- 0510836 «Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств».

В Методических указаниях Минфин не отметил: кто несет ответственность за оформление этого листа согласования, в какой срок он должен быть подготовлен. Очевидно, процедуру голосования главному бухгалтеру придется подробно расписывать в Учетной политике учреждения. Но и это еще не все!

Методические указания предусматривают оформление листа ознакомления и листа согласования при принятии Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439). Кроме того, лист согласования нужно оформлять к формам:

- 0510433 «Акт о консервации (расконсервации) объектов основных средств»,

- 0510436 «Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам»

- 0510837 «Ведомость начисления доходов бюджета».

При этом голосование, согласование и ознакомление подтверждается только электронными подписями! Так что, видимо, бухгалтерам придется вырабатывать новые навыки сбора подписей комиссий под электронными документами.

Как будет

Будет интересно! Теперь для подписи документа потребуется не только сам «подписант» и шариковая ручка. Подписание электронных документов ЭП– это настоящая IT-технология! Ведь у каждого члена комиссии на рабочем месте должен быть не только доступ к ЭД, но и соответствующее оборудование с необходимым программным обеспечением.

В следующем году учетной политике главному бухгалтеру целесообразно указать, например:

- перечень документов, формируемых в электронном виде;

- порядок нумерации электронных документов;

- список лиц, имеющих право подписания документов ЭП.

Согласно приказу Минфина № 61н федеральные учреждения начнут применять электронные документы только с 2023 года. Что ж, встреча с электронными документами гарантирует бухгалтерам новые и яркие эмоции! Все только начинается!

Антон Шихов, эксперт в сфере государственных финансов