Памятка: как принять и уволить сотрудника

Памятка: как принять и уволить сотрудника

13.09.2021 14:57
Если на вашем предприятии есть кадровый специалист, который занимается всеми вопросами приёма и увольнения сотрудников, вам повезло и вам не нужно искать ответы на поставленные выше вопросы.

Если такого специалиста нет, и заниматься кадрами приходится вам, совмещая бухгалтерские и кадровые функции, тогда вам поможет следующая информация.

Приём на работу

При приёме на работу сотрудник пишет заявление на имя директора, с указанием должности и даты приёма на работу. Это заявление визирует директор или другое ответственное лицо.

С работником заключается трудовой договор и издаётся приказ о приёме на работу, с указанием:

  • даты и номера приказа,
  • даты приёма на работу,
  • даты и номера трудового договора,
  • должности и особенностей труда (основное место работы или дополнительное, размер ставки),
  • суммы тарифа или оклада,
  • испытательного срока (при наличии)

Трудовой договор составляется в 2-ух экземплярах и подписывается работодателем и работником, работник указывает письменно (на экземпляре работодателя), что свой экземпляр договора он получил на руки.

Приказ о приёме на работу подписывается руководителем и работник ставит подпись в том, что с приказом он ознакомлен.

При приёме на работу с сотрудника необходимо взять следующие сведения и документы:

  • Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения, дата рождения, адрес регистрации) – можно снять копию с паспорта
  • СНИЛС – можно в виде копии
  • ИНН – можно в виде копии
  • Трудовую книжку
  • Справку о заработке за 2 предшествующих года с предыдущих мест работы - для начисления больничного пособия.
  • Справку 2-НДФЛ с предыдущего места работы – для определения лимита стандартных вычетов по НДФЛ.
  • Копию свидетельства о рождении несовершеннолетних детей и заявление о предоставлении вычетов по НДФЛ
  • Заявление о перечислении заработной платы на карту банка с реквизитами счёта и банка
  • Согласие об обработке персональных данных
  • Другие документы по необходимости (диплом об образовании, документ о подтверждении квалификации, военный билет, санитарная книжка и др.)

Увольнение

При увольнении сотрудник пишет заявление с указанием причины и даты увольнения. Заявление визируется руководителем или другим ответственным лицом и издаётся приказ об увольнении.

В приказе указываются дата и номер приказа, трудового договора, действие которого прекращается, должность работника, статья ТК РФ, на основании которой происходит увольнение. Приказ подписывает работодатель, а работник ставит подпись об ознакомлении с приказом.

При увольнении работнику рассчитывается и выплачивается в день увольнения компенсация за неиспользованный отпуск и заработная плата за отработанные дни. Днём увольнения считается последний рабочий день сотрудника.

При увольнении сотруднику выдаются следующие документы:

  • Трудовая книжка с записями о приеме и увольнении
  • Справка по форме 2-НДФЛ
  • Справка по форме 182-н о доходах за два предыдущих года работы для начисления больничных пособий
  • СЗВ-М за месяц увольнения по сотруднику
  • СЗВ-СТАЖ по сотруднику
  • Копия раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчёта по страховым взносам за последний квартал в форме выписки по сотруднику
  • Справка о среднем заработке за последние 3 месяца – для предъявления в центр занятости, если работник захочет встать на учёт и получать пособие по безработице

ВАЖНО! При приёме и увольнении работодатель обязан подать в Пенсионный фонд отчёт по форме СЗВ-ТД (в ред. Постановления Правления ПФР от 27.10.2020 г. №769п). Срок подачи – не позднее дня, следующего за днём приказа о приёме на работу или увольнении. В связи с этим, наиболее удобно составлять приказы в день увольнения или принятия на работу. Штраф за несвоевременное предоставление отчёта от 300 до 500 рублей, возлагаемый на должностное лицо работодателя.

Материал подготовила Ирина Мактаз, главный бухгалтер, эксперт в области бухгалтерского и налогового учета