Электронные подписи сотрудникам: кому и какие?

Благие цели

Для бухгалтеров-бюджетников использование электронной подписи (ЭП) – давно привычное дело. Но мало кто знает, что использование такой подписи предусмотрено Госпрограммой «Управление государственными финансами и регулирование финансовых рынков» (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 № 320), рассчитанной до 2024 г. Одним из критериев реализации Госпрограммы является доля электронных документов в общем количестве документов финансово-хозяйственной деятельности федеральных организаций сектора госуправления. А ведь именно ЭП придает юридическую силу электронным документам. В рамках Госпрограммы Минфин приказом от 15.04.2021 № 61н утвердил 13 унифицированных форм электронных документов. И с 2022 г. федеральные органы власти, а все остальные – с 2023 г., должны использовать электронные документы для ведения бюджетного и бухгалтерского учета. Еще немного и упрек бухгалтерам, что они «только бумажки перебирают», станет не актуальным.

Подпись – кому?

Однако, гладко бывает только на бумаге. Известно, что к бухучету можно принять документ, оформленный должным образом и подписанный лицами, ответственными за совершение данной хозяйственной операции. В учреждениях бюджетной сферы к таким лицам относятся не только бухгалтер и руководитель, но и члены различных комиссий, а также некоторые сотрудники учреждения.

Приказом № 61н предусмотрен электронный документ «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов» (ф. 0510440), который подписывается членами комиссии по поступлению и выбытию активов. Электронные подписи членов комиссии предусмотрены и в других формах, например:

• 0510433 «Акт о консервации (расконсервации) объектов основных средств»,
• 0510436 «Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам»,
• 0510445 «Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам».

А электронный «Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование» (ф. 0510434) предусматривает ЭП сотрудника учреждения. Следовательно, у членов комиссий и ряда сотрудников «на руках» должна быть ЭП, без которой ни один документ не будет принят к учету.

Подпись – какая?

Согласно Методическим указаниям Минфина члены комиссии подписывают «первичку» простой ЭП (ПЭП), а председатель комиссии – электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Для оформления ф. 0510434 сотрудник использует ПЭП, а ответственное лицо – ЭЦП. Утверждать «первичку» руководитель всегда должен ЭЦП.

Как правило, в состав различных комиссий входят одни и те же лица. При этом, в одной комиссии, например, заместитель руководителя может быть председателем, а в другой - рядовым членом. Кроме того, главбух или бухгалтер «в одном лице» может быть как членом комиссии, так и лицом ответственным за выдачу материальных ценностей. Следовательно, в зависимости от своего «статуса» в конкретной ситуации один и тот же работник должен применять ПЭП либо ЭЦП. Ну, а бухгалтеру, принимающему документ к учету, нужно контролировать применение ответственным лицом типа ЭП.

Подписей должно быть много!

В настоящее время бухгалтеры и руководители учреждений уже используют ЭП для работы с закупками, для сдачи налоговой отчетности и подписания платежных документов. Поскольку для каждого случая используется свое программное обеспечение, то применяется и соответствующая ЭП. Таким образом у руководителей и бухгалтеров уже сейчас есть несколько вариантов ЭП для работы с разными документами. Но вполне вероятно, что для работы с «первичкой» учреждению придется оформлять еще одни вариант ПЭП и ЭЦП как для ответственных лиц, так и для некоторых сотрудников учреждения. В Методических указаниях этот момент остался не раскрытым. Значит надо ждать новых разъяснений! Толи еще будет!

Антон Шихов, эксперт в сфере государственных финансов